Caso 13
La vigilancia de empleados en las redes: ¿Poco ética o buen negocio?
A medida que el uso de Interne se ha extendido en todo el mundo, lo mismo ha ocurrido con el uso del correo electrónico y la Web para asuntos personales en el lugar de trabajo. Numerosos estudios han llegado a la conclusión de que al menos 25 por ciento del tiempo que los empleados pasan en línea lo gastan para navegar en la Web con propósitos no relacionados con el trabajo, y tal vez hasta 90 por ciento de los empleados reciben o envían correo electrónico personal en el trabajo.
Muchas empresas han comenzado a vigilar la manera en que sus empleados utilizan el correo electrónico e Internet, con frecuencia sin conocimiento del empleado. Un estudio de Forrester Consulting encontró que 37 por ciento de las empresas de Estados Unidos con más de 1,000 trabajadores contrató gente para leer el correo de sus empleados. Un estudio similar de la American Management llegó a la conclusión de que 55 por ciento de las empresas de Estados Unidos conserva y revisa el correo electrónico de los empleados y que 76 por ciento vigila conexiones a la Web. Aunque las empresas de Estados Unidos tienen el derecho legar de vigilar la actividad en Internet y el correo electrónico de sus empleados, ¿esta vigilancia es poco ética o es simplemente un buen negocio?
Los gerentes se preocupan por la pérdida de tiempo y la productividad de los empleados cuando éstos últimos se enfocan en sus asuntos personales más que en los de la empresa. Una encuesta reciente de American Online y Salary.com encontró que el trabajador promedio de Estados Unidos desperdicia más de dos horas diarias en asuntos no relacionados con el trabajo, y 45 por ciento de los encuestados mencionaron el uso de Internet con fines personales como la principal actividad en que desperdician tiempo en el trabajo.
Si el tráfico personal en las redes de las empresas es demasiado alto, puede congestionar la red a tal grado que no se puede realizar el trabajo en la empresa. El Potomac Hospital en Woodridge, Virginia, detectó que sus recursos de cómputo eran limitados por una falta de ancho de banda ocasionada por empleados que utilizaban las conexiones a Internet del hospital para acceder a estaciones de radio y descargar archivos de música y de vídeo.
Demasiado tiempo en asuntos personales, ya sea en Internet o fuera de ésta, puede significar pérdidas de ingresos o clientes a quienes se les cobra más. Algunos empleados podrían cargar a los clientes el tiempo que ellos gastan en negociar sus acciones personales en línea o resolver otros asuntos personales, y en consecuencia cobrar en exceso a los clientes.
Cuando los empleados utilizan el correo electrónico o la Web en las instalaciones del patrón o con el equipo de éste, todo lo que hagan, incluyendo cualquier asunto ilegal, lleva el nombre de la empresa. Por lo tanto, el patrón puede ser rastreado y responsabilizado. Los gerentes de muchas empresas temen que el material racista, sexualmente explicito o cualquier otro material
potencialmente ofensivo al que tengan acceso o negocien sus empleados pudiera ocasionar publicidad negativa o incluso juicios legales contra la empresa. Incluso si la empresa no es declarada culpable, responder a los juicios podría costarle decenas de miles de dólares. Las empresas temen Sistemas de información para la toma de decisiones la fuga de secretos comerciales a través del correo electrónico.
Las empresas que permiten a sus empleados utilizar cuentas de correo electrónico personales en el trabajo podrían enfrentar problemas legales y regulatorios si no conservan los mensajes de sus empleados. En la actualidad el correo electrónico es una fuente importante de evidencia en los juicios legales, y ahora se requiere a las empresas que conserven todos sus mensajes de correo electrónico por periodos más prolongados que antes. Las cortes no toman en cuenta si los correos electrónicos involucrados en juicios legales fueron enviados a través de cuentas de correo personales o de una empresa. La falta de esos mensajes de correo electrónico podría significar una multa de cinco o seis cifras.
Las empresas tienen el derecho legal de vigilar lo que sus empleados hacen con el equipo de la empresa durante las horas de trabajo. La cuestión es si la supervisión electrónica es una herramienta apropiada para mantener un lugar de trabajo eficiente y positivo. Algunas empresas optan por prohibir todas las actividades personales en las redes corporativas (cero tolerancia). Otras bloquean el acceso de los empleados a sitios Web específico o limitan el tiempo personal en la Web por medio de software que permite a los departamentos de TI rastrear los sitios Web que visitan los empleados, la cantidad de tiempo que pasan en sitios y los archivos que descargan. Algunas empresas han despedido empleados que han excedido los límites. Casi una tercera parte de las empresas encuestadas en el estudio de Forrester Consulting han despedido al menos a un empleado durante el último año por infringir las reglas de la empresa referentes al correo electrónico.
Ninguna solución está exenta de problemas, pero muchos consultores sugieren que las empresas redacten políticas corporativas sobre el uso del correo electrónico e Internet por parte de los empleados. Las políticas deben incluir reglas básicas explicitas que indiquen, por puesto o nivel, bajo qué circunstancias pueden utilizar los empleados las instalaciones de la empresa para acceder al correo electrónico e Internet. Las políticas también informarán a los empleados si estas actividades son vigiladas y explicar las razones.
Las reglas deben ajustarse a las necesidades específicas de la empresa y a la cultura organizacional. Por ejemplo, algunas empresas podrían prohibir a todos los empleados las visitas a sitios que tengan material sexual explícito, los empleados de empresas de abogados o hospitales podrían requerir el acceso a estos sitios. Las empresas de inversiones tendrán que permitir a muchos de sus empleados el acceso a otros sitios de inversiones. Una empresa que depende de la compartición, innovación e independencia generalizada de la información, muy bien podría enfrentarse al hecho de que la vigilancia crea más problemas de los que resuelve.
Preguntas del caso de estudio:
1. ¿Los gerentes deben vigilar el uso del correo electrónico e Internet de los empleados? ¿por
qué si o por qué no?
2. Describa una política efectiva de uso de correo electrónico y a Web para una empresa.
